1 – Introduction

2 – Qui est responsable du traitement de vos données

Le responsable du traitement de vos données personnelles est l’Association Papillons Blancs d’Hazebrouck, 18 rue de la Sous-Préfecture 59190, Hazebrouck. Vous pouvez nous contacter par Email à l’adresse association@papillonsblancshazebrouck.org ou par téléphone au 03 28 41 49 67.

Pour prendre contact avec notre délégué à la protection des données, veuillez nous contacter par courriel à l’adresse dpo@papillonsblancshazebrouck.org.

3 – Qu’est-ce qu’une donnée personnelle

Une donnée personnelle est toute information qui permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement.

Cela peut être une information qui permet de reconnaître une personne immédiatement, comme son nom ou sa photo, mais aussi une information qui, combinée à d’autres, permet de l’identifier.

4 – Quels traitements de données effectuons-nous ?

Dans le cadre de ses activités et afin de vous satisfaire au mieux, l’Association effectue les traitements de données suivants.

Traitement de donnée	Finalités	Données personnelles traitées	Durée du traitement	Base légale
Création et connexion à l’espace adhérent https://association-les-papillons-blancs-d-hazebrouck-et-environs.s2.yapla.com/fr/	– Création et gestion du compte adhérent. – Authentification et sécurisation de l’accès.	Données d’identification (civilité, nom, prénom), coordonnées (email, téléphone, adresse postale), profil, nombre de personnes accompagnées, identité de la PA, date de naissance de la PA, téléphone de la PA, secteur d’enfance de la PA, identifiants de connexion.	Jusqu’à la demande de suppression du compte. Ou 3 ans à compter du dernier contact avec l’Association.	Exécution de la relation de service et intérêt légitime de l’Association (art. 6.1 b et f RGPD)
Formulaire de contact https://www.papillonsblancshazebrouck.org/contactez-nous/	Répondre aux demandes d’information, d’assistance ou de contact adressées via le site internet.	Nom, adresse mail, téléphone, objet de la demande, message.	Jusqu’à l’opposition ou 3 ans après le dernier contact	Intérêt légitime de l’Association (art. 6.1 f RGPD)
Offres d’emploi de l’Association https://www.papillonsblancshazebrouck.org/offres-emploi/	– Permettre le dépôt de candidatures. – Évaluer les compétences et qualifications. – Contacter les candidats dans le cadre du recrutement. – Constituer un vivier de candidatures pour des postes futurs.	Données d’identification, coordonnées, informations professionnelles, CV, diplômes, expériences, motivations et toute donnée transmise par le candidat.	À l’issue du recrutement, les données des candidats non retenus peuvent être conservées : (i) pendant 3 mois afin de pouvoir répondre à d’éventuelles demandes d’explication, puis (ii) pendant 2 ans afin d’alimenter un vivier de candidats.	Mesures précontractuelles (art. 6.1 b RGPD) et intérêt légitime de l’Association (art. 6.1 f RGPD).
Utilisation des cookies	Assurer le fonctionnement du site, mesurer l’audience, mémoriser les préférences de navigation et, le cas échéant, proposer des contenus adaptés.	Identifiant de cookie, adresse IP, données de navigation, préférences de consentement, informations relatives au terminal utilisé.	Selon la durée de vie des cookies concernés et au maximum 13 mois pour les cookies soumis au consentement. Pour plus d’informations, veuillez-vous référer à la politique cookies.	Consentement pour les cookies non essentiels (art. 6.1 a RGPD) et intérêt légitime pour les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site (art. 6.1 f RGPD).
Réseaux sociaux https://www.linkedin.com/company/les-papillons-blancs-hazebrouck-et-environs/ https://www.facebook.com/papillonsblancshazebrouck https://www.instagram.com/papillonsblancshazebrouck https://www.youtube.com/@lespapillonsblancsdhazebro276	Administration et animation des pages institutionnelles de l’Association sur les réseaux sociaux.	Données rendues publiques par les utilisateurs (identité, pseudonyme, interactions, commentaires).	Selon les politiques de conservation propres à chaque réseau social.	Intérêt légitime de l’Association (art. 6.1 f RGPD).

5 – Dans le cadre d’un séjour en établissement

Les informations recueillies lors de votre admission, de votre consultation, de votre accompagnement, de votre prise en charge ou de votre suivi au sein de l’un de nos établissements ou services font l’objet de traitements de données à caractère personnel.

Pour en savoir plus sur les traitements de données mis en œuvre dans le cadre de la prise en charge médico-sociale, nous vous invitons à consulter la notice d’information dédiée aux personnes prises en charge par l’Association, accessible auprès de nos établissements et sur notre site web [lien de la notice].

6 – Qui sont les destinataires de vos données personnelles ?

L’Association veille à ce que l’accès aux données collectées soit strictement limité aux personnes habilitées en interne et, le cas échéant, à ses sous-traitants lorsque cela est nécessaire à la fourniture des services. Le recours à un sous-traitant n’intervient qu’après sélection et évaluation de celui-ci et est encadré par un contrat et un accord de protection des données qui fixent notamment ses obligations en matière de confidentialité, de sécurité et de protection des données, ainsi que les exigences de sécurité attendues. L’UNAPEI peut également être destinataire de certaines données, dans la mesure où toute adhésion à l’Association entraîne automatiquement une adhésion à l’UNAPEI.

Dans le respect de la réglementation applicable, certaines données peuvent également être communiquées à des partenaires ou à des autorités habilitées lorsque cela est nécessaire à l’exercice des missions de l’Association.

Les sous-traitants agissent uniquement pour le compte de l’Association et sur ses instructions documentées. L’Association demeure responsable du traitement et s’assure que ses sous-traitants appliquent des mesures appropriées et respectent les exigences légales en matière de protection des données.

Lorsque l’Association fait appel à des prestataires ou partenaires externes, ceux-ci s’engagent notamment à :

• N’utiliser les données que pour les finalités strictement nécessaires à la mission confiée ;
• Garantir la confidentialité des données et encadrer l’accès aux seules personnes autorisées ;
• Mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées pour assurer la sécurité des données ;
• Respecter l’ensemble des obligations applicables en matière de protection des données.

Un accord écrit encadre systématiquement cette collaboration, conformément aux exigences du RGPD.

7 – Déposons-nous des cookies ?

Notre site utilise différents types de cookies afin d’assurer son bon fonctionnement et d’améliorer votre expérience utilisateur. Les cookies essentiels sont nécessaires au bon fonctionnement du site et ne peuvent pas être désactivés. Les cookies fonctionnels permettent de mémoriser vos préférences et d’optimiser certaines fonctionnalités. Pour plus d’informations sur l’utilisation de ces cookies et la manière de les gérer ou de les désactiver, veuillez consulter notre Politique cookies.

8 – Transférons-nous vos données en dehors de l’Union européenne ?

L’Association s’engage à ne pas transférer vos données personnelles en dehors de l’Union européenne sans garanties appropriées. Lorsque de tels transferts sont nécessaires, nous nous assurons qu’ils sont protégés par des clauses contractuelles types.

9 – Combien de temps conservons-nous vos données ?

L’Association s’engage à ce que les données collectées soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées.

10 – A propos de l’utilisation des réseaux sociaux

L’Association est active sur les réseaux sociaux, notamment via nos pages Facebook, Instagram, LinkedIn et YouTube. Nous vous rappelons que l’utilisation de ces plateformes implique votre acceptation de leurs conditions d’utilisation, lesquelles incluent des clauses relatives au traitement de vos données personnelles, traitement qui est géré directement par ces réseaux sociaux, indépendamment de notre présence sur ces plateformes. Nous vous encourageons à consulter leurs politiques de confidentialité afin de bien comprendre la manière dont vos données sont collectées et utilisées lors de votre navigation sur ces sites.

11 – Candidature à une offre de recrutement

Les données recueillies à l’occasion de l’examen de votre candidature font l’objet d’un traitement informatisé par le service des ressources humaines de l’Association lui permettant de gérer le processus de recrutement de ses futurs collaborateurs. Ce traitement a pour fondement juridique le contrat au titre de mesures précontractuelles prises à votre initiative.

11 – 1 – À quoi sert le traitement de vos données ?

Le traitement déployé par le service des ressources humaines a pour finalités de :

• • • Gérer le processus de recrutement ;
    • Accomplir des formalités obligatoires et alimenter le dossier administratif des candidats retenus ;

Si vous le souhaitez, les informations fournies pourront enrichir notre CVthèque ou servir à répondre à d’autres offres d’emploi.

11 – 2 – Quelles catégories de données seront collectées et traitées ?

Pour répondre à ces finalités, seules des informations personnelles strictement nécessaires à l’appréciation de votre capacité à occuper l’emploi proposé ou à la mesure de vos aptitudes professionnelles vous seront demandées pendant la phase de sélection. À cette fin, nous vous demanderons des données relatives aux diplômes que vous avez obtenus, à vos expériences professionnelles, à vos compétences et aptitudes professionnelles en lien avec le poste proposé. La non-fourniture de ces données rendra impossible votre participation au processus de recrutement.

Dans le cas où votre candidature serait retenue pour la conclusion d’un contrat, nous vous demanderons des informations et justificatifs nécessaires à l’accomplissement des formalités obligatoires. La transmission de ces informations conditionne la conclusion du contrat de travail pour les candidats retenus. En outre, la communication de certaines catégories d’information et justificatifs (état civil, domicile, numéro d’immatriculation à la sécurité sociale, régularité de séjour, etc.) a un caractère réglementaire pour les candidatures retenues. En conséquence, la non-fourniture de ces données rendra impossible la conclusion du contrat de travail.

11 – 3 – Quelle est la durée de conservation de vos données ?

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à l’aboutissement du processus de recrutement.

Les données concernant les candidats retenus seront intégrées dans leur dossier administratif et seront conservées pendant la durée de conservation applicable à celui-ci (soit jusqu’à cinq ans après la fin de la relation de travail).

Après avoir recueilli, le cas échéant, leur consentement, les données des candidats non-retenus pour le contrat de travail, seront conservées exclusivement en vue d’alimenter une CVthèque et de leur proposer, le cas échéant, de nouvelles offres d’emploi, pendant une période de deux ans à compter du dernier contact avec le candidat.

Les données concernant les candidats pourront être conservées en base d’archivage intermédiaire à des fins probatoires afin de se prémunir notamment contre d’éventuelles actions pour discrimination, pour une durée de cinq ans à compter de la clôture du processus de recrutement.

Qui accède aux données recueillies à l’occasion de l’examen de votre candidature ?

Votre dossier est traité de manière confidentielle. Seuls ont accès aux données à caractère personnel y figurant les responsables des services intéressés par votre candidature (chargés de recrutement, managers, etc.). En cas d’issue positive au processus de recrutement, afin de finaliser le recrutement, le service des ressources humaines sera amené à transmettre certaines des informations recueillies aux organismes informés de votre embauche (notamment assurance-chômage, assurance-maladie, retraite, mutuelle).

12 – Quels sont vos droits

Vous disposez de droits vous permettant de garder la maîtrise des informations vous concernant. L’Association vous rappelle ici les droits dont vous disposez et comment les exercer.

12 – 1 – Votre droit d’accès

Vous avez le droit d’obtenir de l’Association la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas utilisées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données à caractère personnel ainsi que les informations suivantes :

• • • Les objectifs de l’utilisation de vos données ;
    • Les catégories de données à caractère personnel concernées ;
    • Les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ou les organisations internationales ;
    • Lorsque cela est possible, la durée de conservation des données à caractère personnel envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
    • L’existence du droit de demander à l’Association la rectification ou l’effacement de données à caractère personnel, ou une limitation du traitement des données à caractère personnel relatives à la personne concernée, ou du droit de s’opposer à ce traitement ;
    • Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
    • Lorsque les données à caractère personnel ne sont pas collectées auprès de la personne concernée, toute information disponible quant à leur source ;
    • L’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage et, au moins en pareils cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour la personne concernée.

12 – 2 – Votre droit à la rectification de vos données

Vous avez le droit d’obtenir de l’Association, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes. Compte tenu des objectifs de l’utilisation des données, vous avez le droit d’obtenir que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.

12 – 3 – Votre droit à l’effacement de vos données

Vous avez le droit d’obtenir de l’Association l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel vous concernant et l’Association a l’obligation d’effacer ces données à caractère personnel dans les meilleurs délais, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

• • • Les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des objectifs pour lesquelles elles ont été collectées ou utilisées d’une autre manière ;
    • Vous retirez le consentement sur lequel est fondé l’utilisation des données, et il n’existe pas d’autre fondement juridique à cette dernière ;
    • Vous vous opposez à l’utilisation de vos données, et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour cette dernière ;
    • Les données à caractère personnel ont fait l’objet d’une utilisation illicite ;
    • Les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel l’Association est soumise.

Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra y être fait droit que si un des motifs prévus dans la réglementation applicable est présent.

Si aucun de ces motifs n’est présent, l’Association ne pourra répondre favorablement à votre demande ; tel sera le cas si elle est tenue de conserver les données en raison d’une obligation légale ou réglementaire ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

12 – 4 – Votre droit à la limitation des traitements de données

Vous avez le droit d’obtenir de l’Association la limitation du traitement lorsque l’un des éléments suivants s’applique :

• • • Vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel, pendant une durée permettant à l’Association de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel ;
    • L’utilisation des données est illicite et vous vous opposez à leur effacement et exigez à la place la limitation de leur utilisation ;
    • L’Association n’a plus besoin des données à caractère personnel pour l’accomplissement de l’objectifs mais celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
    • Vous vous êtes opposé au traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par l’Association prévalent sur les vôtres.

Lorsque l’utilisation des données a été limité, ces données à caractère personnel ne peuvent, à l’exception de la conservation, être traitées qu’avec votre consentement, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d’intérêt public de l’Union ou d’un État membre.
Une personne concernée qui a obtenu la limitation de l’utilisation de ses données est informée par l’Association avant que cette limitation ne soit levée.

12 – 5 – Votre droit de vous opposer aux traitements de données

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à l’utilisation des données personnelles vous concernant. L’Association ne traite plus vos données personnelles, à moins qu’elle ne démontre qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

12 – 6 – Votre droit à la portabilité de vos données

Vous avez le droit de recevoir les données personnelles vous concernant que vous avez fournies à l’Association, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que l’Association y fasse obstacle, lorsque :

• • • L’utilisation de vos données est fondée sur le consentement, ou sur un contrat ;
    • L’utilisation de vos données est effectuée à l’aide de procédés automatisés.

Lorsque vous exercez votre droit à la portabilité des données, vous avez le droit d’obtenir que les données personnelles soient transmises directement d’un responsable du traitement à un autre, lorsque cela est techniquement possible.

12 – 7 – Votre droit de retirer votre consentement

Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données personnelles sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.

12 – 8 – Les limites à l’exercice de vos droits

L’Association en tant qu’établissement médico-social est tenu de mettre en œuvre et de conserver des données à caractère personnel de santé des usagers qu’elle prend en charge (articles R. 1112-2 et R. 1112-7 du CSP). Ces traitements sont donc nécessaires au respect d’une obligation légale à laquelle l’Association est soumise (article 6.1.c du RGPD).

Dans ce cadre, le traitement de données sensibles, dont des données concernant la santé, est nécessaire aux fins de la médecine préventive, de diagnostics médicaux, de la prise en charge sanitaire ou sociale, ou de la gestion des systèmes et des services de soins (article 9.2.h du RGPD).

Au regard de la base légale du traitement de données, vous ne disposez pas du droit :

• • • De vous opposer au traitement de vos données ;
    • De demander leur effacement ;
    • À la portabilité de vos données.

Votre droit d’introduire une réclamation : Si vous estimez, après nous avoir contacté, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation en ligne à la CNIL https://www.cnil.fr/.

Les modalités d’exercice de vos droits : Pour exercer vos droits ou pour obtenir des informations supplémentaires sur la protection de vos données personnelles, veuillez nous contacter par courriel à l’adresse dpo@papillonsblancshazebrouck.org.

Pour tout exercice de ces droits, en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, nous vous demanderons tout document permettant de prouver votre identité.

13 – Comment est assurée la sécurité de vos données ?

L’Association met tout en œuvre pour protéger vos données personnelles. Cela signifie que des outils informatiques sécurisés, des règles internes strictes et des protections physiques sont utilisés pour éviter toute utilisation abusive, perte ou accès non autorisé à vos données personnelles.

L’Association s’engage à :

• Empêcher toute intrusion ou vol de données ;
• Éviter qu’elles soient modifiées, détruites ou partagées à des personnes non autorisées ;
• Garantir leur confidentialité et leur intégrité à tout moment.

14 – Mise à jour de la politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité est susceptible d’être mise à jour à tout moment. Toute modification sera publiée sur cette page avec une date de mise à jour. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page pour être informé des éventuelles modifications.