L’Association Les Papillons Blancs d’Hazebrouck et environs garantit que la collecte et l’utilisation des données personnelles respectent le Règlement général sur la protection des données (RGPD 2016/679) et la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée.

Dans le cadre de ses activités, l’Association, en qualité de responsable de traitement, peut collecter et utiliser vos données personnelles.

L’Association prend toutes les précautions nécessaires pour assurer la sécurité et la confidentialité de ces données.

La présente politique formalise ses engagements en matière de protection des données personnelles et fournit aux personnes concernées une information claire, concise et transparente sur les traitements réalisés.

Quelles catégories de données personnelles sont collectées ?

Selon votre prise en charge au sein d’un établissement de l’Association, différentes catégories de données personnelles peuvent être collectées.

Le dossier administratif de l’usager

Le dossier administratif contient les informations nécessaires à l’administration de votre prise en charge et à la facturation. Il peut notamment comprendre :

• Des données d’identification : Nom et prénom ; Date de naissance ; Sexe ; Adresse postale ; Numéro de téléphone ; Adresse électronique ; Numéro d’identification patient Identité Nationale de Santé (INS) ;
• Des données d’identification administrative : Numéro d’inscription au Répertoire National d’Identification des Personnes Physiques (NIR) ;
• Des données administratives, économiques et financières : Informations relatives à votre couverture d’assurance maladie ; Carte Vitale ; Organisme complémentaire (mutuelle) ;
• Des données relatives à votre situation personnelle, lorsque cela est nécessaire à votre prise en charge.

Ces informations sont utilisées uniquement par les services habilités de l’Association.

Les données nécessaires au remboursement des soins peuvent être transmises aux organismes d’assurance maladie dans le cadre des dispositifs de télétransmission et de tiers payant.

Le dossier médical

Le dossier médical regroupe l’ensemble des informations nécessaires à votre suivi et à votre prise en charge médicale. Il peut notamment contenir :

• Les informations de santé vous concernant, notamment celles recueillies par les professionnels de santé (antécédents médicaux, état de santé, traitements, suivis médicaux, etc.) ;
• Les informations relatives aux modalités de votre prise en charge, telles que les dates d’entrée et de sortie, le mode de prise en charge, les personnes à prévenir, ou les professionnels de santé intervenant dans votre suivi ;
• Les résultats et conclusions des examens médicaux.

L’accès à votre dossier médical est strictement réservé aux professionnels de santé et aux membres de l’équipe de soins participant à votre prise en charge, dans le respect du secret médical.

Origine des données

Les données vous concernant peuvent être :

• Collectées directement auprès de vous lors de votre admission ou au cours de votre prise en charge ;
• Transmises par d’autres professionnels de santé intervenant dans votre parcours de soins ;
• Échangées dans le cadre de réseaux sécurisés de santé.

Données collectées dans le cadre de vos échanges avec l’Association

Certaines données peuvent également être recueillies lorsque vous entrez en contact avec un établissement de l’Association, notamment lorsque vous :

• Adressez une demande d’information ;
• Formulez un avis ou une réclamation ;
• Participez à une enquête de satisfaction.

Ces informations permettent notamment d’assurer le suivi des demandes des usagers et l’amélioration de la qualité des services.

Vos données ne peuvent être utilisées ultérieurement de manière incompatible avec ces objectifs. Pour chaque traitement, l’Association s’engage à ne collecter et n’utiliser que des données strictement nécessaires à l’objectif poursuivi.

Vos données personnelles peuvent être collectées par l’Association en tant que responsable du traitement notamment pour les objectifs déterminés, explicites et légitimes suivants :

Votre prise en charge médico-sociale et administrative

Dans le cadre de votre prise en charge au sein d’un établissement de l’Association, certaines données personnelles vous concernant sont collectées et traitées afin de permettre :

• Le suivi de votre prise en charge médico-sociale ;
• La coordination des soins entre les professionnels de santé ;
• La constitution et la gestion de votre dossier administratif et médical ;
• La prise de rendez-vous et la gestion de votre prise en charge ;
• La facturation et la gestion administrative de votre séjour.

Dans ce cadre, l’Association traite vos données à des fins de prise en charge médico-sociale, principalement sur le fondement juridique d’une obligation légale issue du Code de la santé publique.

Alimentation et accès à votre dossier médical partagé « Mon espace santé »

Afin d’assurer la continuité et la coordination de vos soins, les professionnels de santé de l’Association peuvent alimenter votre Dossier Médical Partagé (DMP) intégré à votre compte « Mon espace santé » avec les documents utiles à votre suivi médical (comptes rendus, résultats d’examen, prescriptions, etc.).

Pour plus d’information veuillez-vous référer à la section Votre Dossier Médical Partagé / Mon espace santé de cette notice d’information RGPD.

Sécurité des personnes et des biens, la vidéoprotection

Afin d’assurer la sécurité des personnes et des biens, certains établissements de l’Association sont équipés de dispositifs de vidéoprotection. Les images enregistrées :

• Sont conservées pendant une durée limitée, généralement 30 jours, sauf obligation légale contraire ;
• Ne peuvent être visionnées que par les personnels habilités ;
• Peuvent être transmises aux autorités compétentes en cas de réquisition judiciaire.

Loyauté et transparence de la collecte de vos données

L’Association veille à informer les personnes concernées de chaque utilisation de données personnelles qu’elle met en œuvre, quel qu’en soit le support ou le mode de collecte.

Aucune donnée n’est collectée à l’insu des personnes concernées ni sans qu’une information préalable, claire et accessible, ne leur soit délivrée.

Pertinence, adéquation et minimisation des données collectées

Les données personnelles collectées sont strictement limitées à ce qui est nécessaire au regard de l’objectif poursuivi. L’Association s’engage à ne collecter que les informations pertinentes, à en garantir l’exactitude et à veiller à leur mise à jour régulière.

Ces données sont conservées au sein de bases de données sécurisées, dans des conditions assurant leur intégrité et leur confidentialité.

Tout traitement mis en œuvre par l’Association repose sur une base légale :

• Votre consentement : Vous avez consenti à l’utilisation de vos données personnelles pour un ou plusieurs objectifs spécifiques ;
• L’exécution du contrat ou de mesures précontractuelles : L’utilisation de vos données personnelles est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ;
• L’obligation légale : l’utilisation de vos données personnelles est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle l’Association est soumise ;
• L’intérêt légitime de l’Association : les intérêts légitimes de l’Association peuvent être de nature à justifier un traitement de données personnelles.

L’Association est destinataire des données personnelles collectées en sa qualité de responsable de traitement. Elle veille à ce que seules les personnes habilitées, soumises à une obligation de confidentialité, puissent accéder à vos données dans le cadre de leurs missions.

Lorsque l’Association fait appel à des prestataires ou sous-traitants, ceux-ci n’accèdent aux données que sur instruction de l’Association et dans un cadre strictement encadré par un contrat prévoyant leurs obligations en matière de protection des données, de sécurité et de confidentialité.

Vos données peuvent également être transmises à certains partenaires, organismes ou autorités lorsque cette communication est nécessaire à votre prise en charge, à l’accomplissement des missions de l’Association ou au respect d’une obligation légale.

Seuls les professionnels de santé et, plus largement, les membres de l’équipe de soins participant à votre prise en charge peuvent accéder aux données médicales vous concernant.

Afin d’assurer la coordination et la continuité des soins, ainsi que, le cas échéant, votre suivi médico-social, certaines informations peuvent être partagées avec votre médecin traitant ou avec d’autres professionnels participant à votre prise en charge, dans la limite des informations strictement nécessaires à leurs missions. Vous pouvez vous opposer à ces partages pour un motif légitime tenant à votre situation particulière.

Conformément au règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), les données de santé vous concernant sont collectées et traitées sans recueil préalable de votre consentement lorsqu’elles sont nécessaires :

• À l’administration des soins, à l’établissement de diagnostics, à la réalisation de traitements médicaux ou à des actions de médecine préventive, ces traitements étant mis en œuvre par des professionnels soumis au secret professionnel ;
• À la délivrance de prestations sociales ou médico-sociales prévues par un texte législatif ou réglementaire, notamment en cas de perte d’autonomie ou de handicap, lorsque ces données sont strictement nécessaires à l’attribution ou au suivi de ces prestations.

En dehors de ces situations, lorsque le traitement de données de santé est nécessaire à votre accompagnement, votre consentement (ou celui de votre représentant légal) est recueilli dans les conditions prévues par le RGPD.

De la même manière, toute collecte de données sensibles, telles que celles relatives à vos convictions religieuses ou philosophiques, est soumise à votre consentement exprès et à la condition que ces informations soient strictement nécessaires à votre accompagnement social et/ou médico-social (par exemple : habitudes de vie, dispositions particulières souhaitées, etc.).

Dans ce cadre, certaines données peuvent être hébergées auprès de prestataires autorisés ou certifiés pour l’hébergement de données de santé, conformément à la réglementation applicable.

Certaines données peuvent également être utilisées dans le cadre de travaux de recherche en santé. Dans ce cas, elles sont traitées dans le respect de la réglementation applicable.

Enfin, certaines autorités administratives, judiciaires ou les services de police peuvent être destinataires de vos données lorsque la loi l’impose.

L’Association ne conserve les données personnelles que pour la durée strictement nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été collectées. Ces durées sont conformes à la législation nationale applicable, notamment aux délais de prescription légale ou réglementaire.

Conservation du dossier médical

Conformément aux dispositions du Code de la santé publique, les données constitutives de votre dossier médical sont conservées :

• Pendant vingt ans à compter de la date de votre dernier passage dans l’établissement ;
• Pour les usagers mineurs, jusqu’au vingt-huitième anniversaire, si ce délai est supérieur à vingt ans ;
• Pendant dix ans à compter de la date du décès de l’usager lorsque celui-ci intervient avant l’expiration du délai de vingt ans.

Conservation des données administratives

Les données administratives collectées dans le cadre de votre prise en charge sont conservées pendant la durée nécessaire.

Par principe pendant deux ans à compter du dernier contact avec la personne ayant fait l’objet du suivi, sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires.

Dans certains cas, des données personnelles peuvent être transférées vers des pays situés en dehors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.

Dans cette hypothèse, l’Association s’assure que ces transferts sont réalisés dans le respect de la réglementation applicable et que des garanties appropriées sont mises en place afin d’assurer un niveau de protection adéquat des données personnelles, par exemple :

• Par l’utilisation de clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
• Ou par des transferts vers des pays reconnus comme offrant un niveau de protection adéquat.

Vous disposez de droits vous permettant de garder la maîtrise des informations vous concernant. L’Association vous rappelle ici les droits dont vous disposez et comment les exercer.

Votre droit d’accès

Vous avez le droit d’obtenir de l’Association la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas utilisées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données à caractère personnel ainsi que les informations suivantes :

• Les objectifs de l’utilisation de vos données ;
• Les catégories de données à caractère personnel concernées ;
• Les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ou les organisations internationales ;
• Lorsque cela est possible, la durée de conservation des données à caractère personnel envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
• L’existence du droit de demander à l’Association la rectification ou l’effacement de données à caractère personnel, ou une limitation du traitement des données à caractère personnel relatives à la personne concernée, ou du droit de s’opposer à ce traitement ;
• Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
• Lorsque les données à caractère personnel ne sont pas collectées auprès de la personne concernée, toute information disponible quant à leur source ;
• L’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage et, au moins en pareils cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour la personne concernée.

Votre droit à la rectification de vos données

Vous avez le droit d’obtenir de l’Association, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes. Compte tenu des objectifs de l’utilisation des données, vous avez le droit d’obtenir que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.

Votre droit à l’effacement de vos données

Vous avez le droit d’obtenir de l’Association l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel vous concernant et l’Association a l’obligation d’effacer ces données à caractère personnel dans les meilleurs délais, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

• Les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des objectifs pour lesquelles elles ont été collectées ou utilisées d’une autre manière ;
• Vous retirez le consentement sur lequel est fondé l’utilisation des données, et il n’existe pas d’autre fondement juridique à cette dernière ;
• Vous vous opposez à l’utilisation de vos données, et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour cette dernière ;
• Les données à caractère personnel ont fait l’objet d’une utilisation illicite ;
• Les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel l’Association est soumise.

Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra y être fait droit que si un des motifs prévus dans la réglementation applicable est présent.

Si aucun de ces motifs n’est présent, l’Association ne pourra répondre favorablement à votre demande ; tel sera le cas si elle est tenue de conserver les données en raison d’une obligation légale ou réglementaire ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Votre droit à la limitation des traitements de données

La personne concernée a le droit d’obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement lorsque l’un des éléments suivants s’applique :

• Vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel, pendant une durée permettant à l’Association de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel ;
• L’utilisation des données est illicite et vous vous opposez à leur effacement et exigez à la place la limitation de leur utilisation ;
• L’Association n’a plus besoin des données à caractère personnel pour l’accomplissement de l’objectif mais celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
• Vous vous êtes opposé au traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par l’Association prévalent sur les vôtres.

Lorsque l’utilisation des données a été limitée, ces données à caractère personnel ne peuvent, à l’exception de la conservation, être traitées qu’avec votre consentement, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d’intérêt public de l’Union ou d’un État membre.

Une personne concernée qui a obtenu la limitation de l’utilisation de ses données est informée par l’Association avant que cette limitation ne soit levée.

Votre droit de vous opposer aux traitements de données

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à l’utilisation des données personnelles vous concernant. L’Association ne traite plus vos données personnelles, à moins qu’elle ne démontre qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Votre droit à la portabilité de vos données

Vous avez le droit de recevoir les données personnelles vous concernant que vous avez fournies à l’Association, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que l’Association y fasse obstacle, lorsque :

• L’utilisation de vos données est fondée sur le consentement, ou sur un contrat ;
• L’utilisation de vos données est effectuée à l’aide de procédés automatisés.

Lorsque vous exercez votre droit à la portabilité des données, vous avez le droit d’obtenir que les données personnelles soient transmises directement d’un responsable du traitement à un autre, lorsque cela est techniquement possible.

Votre droit de retirer votre consentement

Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données personnelles sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.

Les limites à l’exercice de vos droits

L’Association en tant qu’établissement médico-social est tenue de mettre en œuvre et de conserver les données à caractère personnel des usagers qu’elle prend en charge (articles R. 1112-2 et R. 1112-7 du CSP). Ces traitements sont donc nécessaires au respect d’une obligation légale à laquelle l’Association est soumise (article 6.1.c du RGPD).

Dans ce cadre, le traitement de données sensibles, dont des données concernant la santé, est nécessaire aux fins de la médecine préventive, de diagnostics médicaux, de la prise en charge sanitaire ou sociale, ou de la gestion des systèmes et des services de soins (article 9.2.h du RGPD).

Au regard de la base légale du traitement de données, vous ne disposez pas du droit :

• De vous opposer au traitement de vos données ;
• De demander leur effacement ;
• À la portabilité de vos données.

Votre droit d’introduire une réclamation

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation en ligne à la CNIL : https://www.cnil.fr/.

Les modalités d’exercice de vos droits

Pour tout exercice de ces droits, en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, nous vous demanderons tout document permettant de prouver votre identité.

L’Association met tout en œuvre pour protéger vos données personnelles. Cela signifie que des outils informatiques sécurisés, des règles internes strictes et des protections physiques sont utilisés pour éviter toute utilisation abusive, perte ou accès non autorisé à vos données personnelles.

L’Association met en œuvre une Politique de Sécurité des Systèmes d’Information (PSSI) définissant les orientations et les exigences de sécurité applicables au sein de ses établissements, adaptées à la nature des données traitées et aux activités réalisées.

L’Association veille également à ce que ses prestataires et sous-traitants présentent des garanties suffisantes en matière de sécurité et de protection des données personnelles, notamment par la mise en place d’engagements contractuels conformes à la réglementation applicable.

Gestion informatisée du dossier usager

Votre dossier médical est géré au moyen de systèmes d’information sécurisés, permettant de faciliter le partage de l’information entre les professionnels de santé participant à votre prise en charge.

Ces échanges d’informations ont pour objectif d’assurer la continuité, la coordination et la sécurité des soins, notamment en situation d’urgence, dans le respect du secret médical et de la réglementation en vigueur.

L’accès à ces informations est strictement limité aux professionnels habilités appartenant à l’équipe de soins.

Hébergement des données de santé

Lorsque des prestataires externes interviennent pour l’hébergement ou le traitement de données de santé, l’Association s’assure qu’ils disposent de la certification Hébergeur de Données de Santé (HDS), conformément aux exigences de l’article L.1111-8 du Code de la santé publique. Les patients peuvent, pour un motif légitime tenant à leur situation particulière, s’opposer à l’externalisation de l’hébergement de leurs données en adressant leur demande à l’Association par courrier postal ou par courriel.

Dans le cadre de votre prise en charge, les professionnels de santé intervenant auprès de vous peuvent être amenés à utiliser votre Dossier Médical Partagé (DMP), intégré à Mon espace santé. Selon votre situation, ils peuvent notamment :

• Consulter les documents contenus dans votre DMP, lorsque cela est nécessaire à votre prise en charge ;
• Télécharger certains documents depuis votre DMP afin de les intégrer à votre dossier patient au sein du Pôle d’Imagerie du Pont Saint Vaast ;
• Alimenter votre DMP en y déposant des documents utiles à votre suivi médical, par exemple des comptes rendus, résultats d’examens, courriers médicaux ou documents de synthèse.

Ces accès et dépôts sont réalisés uniquement par des professionnels habilités, dans le respect des règles applicables au DMP et des droits dont vous disposez.

Lorsque les professionnels appartiennent à votre équipe de soins

Lorsque les professionnels interviennent dans le cadre de votre prise en charge et appartiennent à votre équipe de soins, ils peuvent, sauf opposition de votre part :

• Consulter les documents de votre DMP auxquels leur profession leur donne accès ;
• Télécharger les documents nécessaires à votre prise en charge ;
• Alimenter votre DMP avec les documents utiles à votre suivi.

Dans ce cadre, votre consentement est présumé, sous réserve que vous ayez été préalablement informé.

Vous pouvez toutefois vous opposer :

• À la consultation de votre DMP par un professionnel ;
• À l’alimentation de votre DMP, sous réserve d’invoquer un motif légitime ;
• À l’accès d’un professionnel déterminé, en le bloquant depuis votre espace santé.

Votre opposition sera prise en compte dans notre système d’information afin de bloquer les actions concernées. Le motif de votre opposition ne sera pas enregistré dans notre logiciel.

Lorsque des personnes interviennent sous la responsabilité d’un professionnel membre de votre équipe de soins

Certaines personnes peuvent intervenir sous la responsabilité d’un professionnel membre de votre équipe de soins, par exemple pour des opérations nécessaires à votre prise en charge ou à la gestion de votre dossier. Dans ce cas :

• Elles ne peuvent pas consulter votre DMP en dehors des règles d’habilitation applicables ;
• Elles peuvent participer à l’alimentation de votre DMP sous la responsabilité du professionnel concerné ;
• Votre consentement est présumé, sous réserve que vous ayez été préalablement informé.

Si vous vous êtes opposé à l’alimentation de votre DMP pour le professionnel concerné, cette opposition sera également prise en compte pour les personnes agissant sous sa responsabilité.

Lorsque le professionnel n’appartient pas à votre équipe de soins

Lorsque le professionnel qui souhaite accéder à votre DMP n’appartient pas à votre équipe de soins, il ne peut consulter votre DMP qu’avec votre consentement exprès préalable, dans les conditions prévues par les textes applicables.

Dans ce cas, il vous sera demandé de confirmer expressément votre accord avant toute consultation ou tout téléchargement de documents depuis votre DMP.

Votre consentement reste valable tant que vous ne l’avez pas retiré.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans que cela remette en cause la licéité des accès réalisés avant ce retrait.

Vos droits sur les documents versés dans votre DMP

Vous pouvez demander au professionnel ou à l’établissement ayant alimenté votre DMP :

• La rectification d’un document erroné ;
• La suppression d’un document, sous réserve d’un motif légitime ;
• La prise en compte d’une opposition à l’alimentation ou à la consultation de votre DMP ;
• Le cas échéant, le retrait de votre consentement lorsque celui-ci était nécessaire.

Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter le DPO par courriel à : dpo@papillonsblancshazebrouck.org.

Votre demande sera traitée dans les délais prévus par la réglementation applicable.

Traçabilité des accès

Tous les accès à votre DMP sont tracés.

Cela signifie que les consultations, téléchargements et alimentations réalisés par les professionnels sont horodatés et peuvent être portés à votre connaissance dans l’historique de votre DMP.

Les professionnels sont également informés que leurs actions sur le DMP sont tracées, localement et au niveau national.

La sécurité et la protection des données de santé contenues dans « Mon espace santé » sont garanties par l’Assurance Maladie, responsable de ce service numérique national.

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la foire aux questions (FAQ) disponible sur le site monespacesante.fr ou contacter le support dédié.

La présente Notice d’information RGPD entre en vigueur à compter de sa date de publication au sein des établissements.

La Notice est soumise à une révision annuelle afin de garantir son adéquation avec l’évolution des technologies, des pratiques professionnelles et des réglementations en vigueur. Toute modification ou mise à jour sera formellement communiquée et diffusée conformément aux procédures internes de l’Association.